Grupo Femxa Formación y Empleo SL | Agosto 2024
A lo largo de sus 25 años de trayectoria, la visión y estrategia de negocio de Femxa evolucionado hacia la consideración de empresa comprometida con la sociedad, trabajando por una educación inclusiva, contribuyendo con el bienestar social y respeto por el medioambiente. En el marco de este compromiso, Femxa integra la sostenibilidad en su actividad diaria para crear valor en la sociedad, impulsar la inclusión, la ética y el respeto por el medioambiente con el objetivo de dejar un mundo mejor del que nos hemos encontrado.
Este compromiso es inherente al ADN de la empresa. En este sentido, uno de los objetivos de la compañía es avanzar en su transformación digital. No solo para mejorar sus procesos, sino también, como medida para la reducción del uso de materiales consumibles y del impacto de su huella de carbono. El implantar un sistema “paper free” era uno de los retos de la compañía, con el objetivo de reducir el uso de papel, tintas y otros elementos consumibles y residuales implicados en diferentes actividades del negocio.
Es por ello que la compañía ha apostado por una iniciativa que crea valor sostenible, y a su vez supone un avance en su transformación digital y en la mejora de sus procesos, la firma digital avanzada.
Los objetivos en la implantación de esta práctica fueron:
- Gestionar el 100% de las contrataciones con el nuevo sistema digitalizado y automatización de gestión documental.
- Controlar el 100% de los procesos documentales de contratación sin intervención humana.
- ‘Be paper free’: consiguiendo cero gestiones en papel de documentación de contratos y de matriculaciones de alumno/a.
- Agilizar al máximo la recopilación de la documentación firmada.
- Facilitar la firma a los destinarios, sin necesidad de tener que realizar firma manuscrita o con certificado digital.
-Centralizar el archivo de toda la documentación de contratos y de matriculaciones del alumnado en un único repositorio digital.
Patricia García, presidenta institucional de Femxa, indica: “Sin duda, con la implementación de este sistema, se ha detectado una mejora en eficiencia, eficacia y sostenibilidad. Este proceso ha permitido un avance en los flujos de trabajo, permitiéndonos ser más rápidos y ágiles, y priorizando el destinar recursos a otras tareas con mayor valor”.
La compañía identifica los siguientes beneficios logrados con este sistema:
- Se agilizó al máximo la recopilación de la documentación firmada y simplificado el proceso de firma.
- Eliminación del proceso de revisión del documento, el sistema implantado establece alertas ante el rechazo de la firma o cuando se ha excedido el límite de tiempo para firma.
- El firmante tiene siempre el documento firmado disponible en su correo electrónico.
- Se posibilita la firma desde cualquier dispositivo y lugar con conexión a internet.
- Cero gestiones en papel, gasto de tóner y, por lo tanto, reducción en la huella de carbono y mayor responsabilidad en el uso de materiales consumibles.
- Se ha evitado el archivado y custodia física de los documentos originales en oficina e, incluso, el subcontratar almacenes externos y gestionar el envío periódico de esos documentos desde la compañía.
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